Dette er en skabelon til et kommissorium for styregrupper i et OS2-projekt og -produkt. Det er baseret på OS2s governance model og Code of Conduct og det lister de vigtigste forventninger til jer som styregruppe.

kommissorium_til_styregrupper.doc

kommissorium_til_styregrupper.doc

Styregruppen skal sammen udfylde kommissoriet. Nedenfor er et overblik over, hvad det indeholder:

Da styregruppen har det overordnede ledelsesansvar for projektet og dets fremdrift, har styregruppen følgende forpligtelser:

• Sørge for enighed og fælles retning,
• Skabe gode rammer for projektet,
• Sikre at koordinationsgruppen (projektledelsen) har de rette arbejdsbetingelser,
• Sikre at væsentlige interessenter bliver hørt og/eller bidrager,
• Stille krav til kvalitet,
• Sikre ressourcer,
• Godkende budget og sikre økonomi til gennemførsel.

Styregruppen kan søge sparring ved OS2s sekretariat, men ansatte i sekretariatet deltager som udgangspunkt ikke aktivt i gruppen.

• At sikre projektets gennemførelse, værdi og sammenhæng til organisationens strategi.
• At træffe beslutninger om projektets rammer (tid/kvalitet/ressourcer) og eventuelle løbende justeringer heraf.
• At være projektets ambassadører i og uden for organisationen ved at tage ejerskab til projektet, varetage den strategiske kommunikation, sikre opbakning til projektet og arbejde aktivt for projektet, særligt i de kredse, som koordinationsgruppen/projektlederen ikke har adgang til.
• At sikre den nødvendige kobling til driften, bl.a. ved at relevante ledere/medarbejdere/brugere involveres.
• At kvalificere og godkende beskrivelsen af projektet.
• At bidrage med viden, der kan kvalificere projektets leverancer og kobling til drift.

(Kilde & inspiration: Hørsholms Kommunes Projektmodel)

Alt dette er vigtigt for at sikre:

1. Effektivt projekt – med høj kvalitet og styring på økonomi, mål, tid og ressourcer
2. Beslutningsdygtighed og klare roller
3. Faglige kompetencer er til stede
4. Interessenter inddrages om det rigtige og på de rigtige tidspunkter
5. Organiseret ud fra mål om gevinst-realisering

(Kilde: KL, s. 4)

Undgå følgende:

• Ineffektivt projekt med uklare mål og rammer, dårlig eller ad hoc-præget styring
• Uklart, hvem der kan beslutte hvad
• Mangler faglige kompetencer på fx ud-bud, digitalisering, forandring, kon-trakter, mål
• Interessenterne, der har betydning for realisering af gevinster, inddrages ikke
• Organiseret ud fra leverance

(Kilde: KL, s. 4)