Står du med et færdigt produkt eller projekt, du gerne vil have ind i OS2, så følg denne vejledning.

Trin 1: Styr på formalia

Du skal kontakte OS2-sekretariatet for at få vurderet, om der er et match til OS2-fællesskabet, og vi skal sikre, at formalia er på plads ift. governancekrav.

På forhånd kan du forholde dig til vores governancerapport som findes på GitHub. Formularen indeholder spørgsmål, man skal forholde sig til ved et produkt. Ved at forholde sig til disse krav, er det nemmere for OS2 og andre at afgøre, om spillereglerne er på plads.

I vores governance er der desuden, tre niveauer, 1, 2 og 3. Hvis det er et projekt, der passer på niveau 1, er det sekretariatet, der afgør, om det kan ligge i OS2. Er ambitionen at produktet/projektet placeres på niveau 2 eller 3, skal det derimod godkendes af bestyrelsen.

Trin 2: Styr på organisering

For produkter og projekter på niveau 2 og 3 er det også vigtigt at få styr på organiseringen. Så der er en styregruppe og en koordinationsgruppe som kan udgør ryggraden omkring samarbejdet. For et niveau 1 produkt er det nok at der udpeges en kontaktperson.

Derfor skal vi sikre os, at vi får skabt en koordinationsgruppe, altså nogen der har produktejerskab og det koordinerende ansvar. Er produktet på niveau 2 eller 3, skal I også forholde jer til at etablere en styregruppe. Tænk derfor gerne over det på forhånd – hvem bør sidde i vores koordinationsgruppe og styregruppe – i såfald de etableres. Koordineringen af et projekt kan også godt varetages af én enkelt person (snak med sekretariatet).

I kan evt. ligge en mødeplan, så I har faste møder, der ligger, måske 4 gange om året. I bør også tænke over, om projektet har behov for faggrupper, fx arkitekturgrupper osv.

Trin 3: praktisk ting – værktøjerne

Dette trin udføres i samarbejde med sekretariatet. Vi skal have en klar aftale med de leverandører, der er involverede. Derfor skal I forinden sikre, at I har en forankring af produktet hos mindst én leverandør. Denne leverandør skal tilslutte sig OS2-fællesskabet via vores leverandørpartneraftale.

Vi skal sikre, at koden bliver overdraget, så den ligger i OS2’s github repository.

Derudover skal vi have styr på de værktøjer, vi bruger i OS2. Vi skal have projektet oprettet i Jira, give de rigtige personer adgang, oprette projektet på hjemmesiden, og sikre at de rigtige personer har adgang. Derfor er det en god ide at  I forholder jer til:

• Hvem har rettighed?
• Hvem er kontaktperson?
• Hvem er ansvarlig i den enkelte kommune for produktet?

Yderligere er der oprettelse i det platforme OS2 benytter til kommunikation - OS2s hjemmeside og løsning til nyhedsbreve.

Trin 4: Kommunikation

Vi skal gerne sikre, at OS2’s medlemmer bliver opmærksomme på produktet/ideer. Derfor skal vi i samarbejde med sekretariatet måske afholde et infoarrangement og ligge en plan for, hvad man gerne vil udsende af informationsmateriale.

Som minimum skal vi sammen have oprettet informationsside på OS2s hjemmeside som fortæller hvad det er for en løsning og hvordan samarbejdet er organiseret.

Vi anbefaler også at der kommunikeres en roadmap – altså en plan for vedligehold og videreudvikling af løsningen. Forhold jer til, hvordan I får lavet en roadmap, hvor I overvejer, hvad I gerne vil, og hvad I har af ønsker i fremtiden.

Trin 5: Løbende dialog

I skal sikre en løbende dialog og koordinering med OS2’s sekretariat. Det er vigtigt så vi kan udnytte hinnandens styrker og viden - Det er sammen vi skaber de gode resultater.

Så er produktet flyvende i OS2-regi.