Dette er en skabelon til et kommissorium for koordinationsgrupper. Det er baseret på OS2s governance model og Code of Conduct og den lister de mest central forventninger til jer som koordinationsgruppe.

Koordinationsgruppen skal sammen udfylde ovenstående skabelon, og hvis du vil have et kort overblik over, hvad det indeholder, så læs videre her:

Da koordinationsgruppen har overordnet set opgaven at koordinere kommunernes udviklings- og vedligeholdelsesønsker, forventes de at sikre et engagement omkring produktet samt:

• Prioritering af udviklingsønsker og igangsættelse/lukning af disse.
• Indstille udviklingsprojekter til styregruppen, hvis et udviklingsønske er uden for den økonomiske ramme.

Deltagelse i gruppen er frivillig og repræsentanter fra alle deltagende kommuner kan indgå i gruppen, der drives af en leverandørrepræsentant eller en kommunal tovholder.

Produktøkonomien koordineres med sekretariatet, da de er ansvarlige for afrapportering. Her kan koordinationsgruppen også søge sparring. Dog deltager ansatte i sekretariatet ikke i aktivt i koordinationsgruppen.

Koordinationsgruppen mødes efter behov, dog med fast minimumsantal for visse af grupperne. Antallet af møder bør fastsættes på baggrund af produktets behov. Det aftales internt i koordinationsgruppen eller med sparring fra OS2-sekretariatet eller det relevante produktsekretariat.

Derudover skal koordinationsgruppen:

• Skabe leverancerne
• Tage ejerskab for fælles løsninger
• Styre egen tid og ressourcer inden for givne rammer
• Bidrage med relevante kompetencer og nødvendig tid
• Agere som ambassadører for projektet

(Kilde: Ballerup, s. 16)

Alt dette er vigtigt for at sikre:

• Effektivt projekt – med høj kvalitet og styring på økonomi, mål, tid og ressourcer
• Beslutningsdygtighed og klare roller
• Faglige kompetencer er til stede
• Interessenter inddrages om det rigtige og på de rigtige tidspunkter
• Organiseret ud fra mål om gevinst-realisering

(Kilde: KL, s. 4)

Og for at undgå følgende:

• Ineffektivt projekt med uklare mål og rammer, dårlig eller ad hoc-præget styring
• Uklart, hvem der kan beslutte hvad
• Mangler faglige kompetencer på fx udbud, digitalisering, forandring, kontrakter, mål
• Interessenterne, der har betydning for realisering af gevinster, inddrages ikke
• Organiseret ud fra leverancer

(Kilde: KL, s. 4)