Det er frivilligt at deltage i en koordinationsgruppe og det er en stor mulighed for at få direkte indflydelse på dit OS2-projekt/-produkt. De strategiske og økonomiske rammer for en koordinationsgruppe sættes af styregruppen, men hvis løsningen ikke har en styregruppe, må koordinationsgruppen også påtage sig det ansvar.

Leverandører kan også indgå i koordinationsgruppen. De deltager også frivilligt, medmindre der er en anden (nedskrevet) aftale.

Rolle

Koordinationsgruppen består af frivillige repræsentanter fra de deltagende offentlige myndigheder og drives af en frivillig tovholder eller frikøbt produktkoordinator. Sidstnævnte aflønnes fra tilslutningsaftalen.

Opgaven er at koordinere kommunernes udviklings- og vedligeholdelsesønsker, sikre engagement og tage ejerskab over løsningen. Det sker ved prioritering udviklingsønsker og igangsættelse/lukning af disse (læs mere om dette og governanceniveauer).

Koordinationsgruppen holder løbende kontakt med en eller flere leverandører på produktet og står for dette samarbejde i en ’product owner’ rolle. Her skal det også gøres klart hvem, der har ansvaret for dokumentation (se dokumentation på OS2mo og OS2iot)

Når der sker ændringer i produktet, er kommet gode historier eller nye roadmaps, skal koordinationsgruppen kontakte Community Manageren i OS2-sekretariatet, så nyhederne kan sendes videre til anvenderne.

Ansvar

Det er koordinationsgruppens ansvar at sikre et stabilt produkt og/eller løbende udviklinger og videreudviklinger. Lige nu findes backloggen for mange udviklingsprocesser på Jira. Fokus for produktet besluttes af koordinationsgruppen selv i samråd med anvenderne. Det er koordinationsgruppen som skal definere ’DONE’ over for leverandøren.

Koordinationsgruppen definerer selv, om dens fokus udelukkende er udvikling eller også andre opgaver, f.eks. for at understøtte et behov for markedsføring. Hvis der er en frikøbt ressource (produktkoordinator) ønsker sekretariatet, at denne tager rollen med udbredelse af produktet til andre kommuner.

Sekretariatet opfordrer til, at koordinationsgruppen mødes til med repræsentanterne fra anvender myndighederne cirka en gang om året. Sekretariatet hjælper gerne med. Kontakt sekretariatet på os2@os2.eu med alle de spørgsmål du må have.

Mandat

Koordinationsgruppen har mandat til at prioritere, igangsætte og lukke udviklingsønsker. De skal sikre, at produktet kommer så mange som muligt til gode og at det undgår at knopskyde eller afvige fra forretningsbehovet.

Det aftales med sekretariatet, hvordan fakturering og økonomistyring skal foregå. Sekretariatet anbefaler, at alle aftaler dokumenteres i forhold til hvilke opgave der bestilles af hvem og hvem der godkender leverancer. Kontakt sekretariatet på os2@os2.eu med alle de spørgsmål du må have.

Tovholder

En tovholder vælges typisk fra koordinationsgruppen (medmindre det er en betalt koordinator som på f.eks. OS2mo og OS2autoproces). Tovholderen er primær kontaktperson for produktet og hans/hendes email vil fremgå på produktets præsentationsside på os2.eu. Tovholderen har samme opgaver som koordinationsgruppe og skal samtidigt være tilgængelig for spørgsmål fra andre interesserede samt videregive roadmaps og nyheder til community manageren i OS2-sekretariatet.